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Conformément aux dispositions de la législation en vigueur sur la protection des données personnelles, nous vous informons que vos données seront intégrées dans le système de traitement appartenant à XXXXXX dont le siège social se situe au XXXXXX

Responsable de traitement

Au sens de l’article 4.7 du RGPD, XXXXXX dont le siège social se situe au XXXXXX, France revêt la qualité de responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site web www. XXXXXX. Nom de la société détermine les finalités et les moyens du ou des traitements réalisés.

Pourquoi Nom de la société collecte-t-elle des données personnelles ?

Nom de la société collecte des données pour plusieurs besoins explicités ci-après : l’analyse des comportements de consultation du site web, la réalisation des opérations de vente, le service après-vente et le démarchage commercial. Certaines données sont collectées automatiquement. Vous en êtes alors informés au préalable. D’autres collectes sont imposées par la loi et/ou le règlement (par exemple pour l’établissement des factures), d’autres enfin revêtent une importance stratégique et commerciale et nécessitent le recueil préalable de votre consentement.

Nom de la société veille dans chaque cas de figure à respecter la réglementation dont l’exigence varie de la simple information à la récolte préalable de votre accord.

1. Données collectées automatiquement

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, nous collectons automatiquement certaines informations lorsque vous naviguez sur notre site. Ces données sont les suivantes :

• l’appareil et le navigateur utilisé
• l’adresse IP
• la date et l’heure de votre navigation
• l’historique de votre navigation

Conformément à la réglementation, nous mettons à votre disposition le mécanisme d’opposition en mettant à jour vos préférences de contact en contactant le service client.
Nous vous informons en outre que :

• Les données collectées ci-dessus ne sont pas recoupées avec d’autres traitements (fichiers clients ou statistiques de fréquentation d’autres sites par exemple).
• Les données collectées par ce biais ne donnent lieu qu’à la production de statistiques anonymes
• Nous ne suivons pas votre navigation sur d’autres sites web.
• L’adresse IP collectée ne permet pas d’obtenir une géolocalisation plus précise que l’échelle d’une ville.
• Ces données ne sont pas conservées au-delà de 13 mois à compter de votre première visite.
• Les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne doivent pas non plus être conservées plus de 13 mois.

Toute collecte de données allant au-delà de celles visant à alimenter ces statistiques donnent lieu au recueil de votre consentement préalable si elle n’est pas assistée sur un autre fondement légal.

2. Données collectées lorsque vous contactez le service client

Vous êtes susceptibles de nous transmettre des données personnelles lorsque vous nous contactez, afin que nous puissions traiter vos demandes. Le fondement légal est constitué par l’article 6.1.b du RGPD. Le fondement légal de cette récolte et de ce traitement repose sur l’article 6.1.b du RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »).

Conservation des données

Conformément à la réglementation en vigueur, Nom de la société vous informe que les données seront conservées pendant la période strictement nécessaire à leur traitement, en accord avec la réglementation en vigueur localement. Par exemple, en accord avec la loi française, nous sommes dans l’obligation de conserver les informations de paiement et facturation pour une période de 10 ans.

Traitement des données

Nom de la société informe qu’il procédera au traitement des données de manière légale, loyale, transparente, adéquate, pertinente, limitée, précise et mise à jour. C’est pourquoi Nom de la société s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour que celles-ci soient supprimées ou rectifiées sans délai lorsqu’elles sont inexactes.
Nom de la société traitera vos données afin de remplir ses obligations contractuelles.
Nom de la société traitera également vos informations pour vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur les produits si vous avez donné le consentement pour le faire. Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir des informations marketing et sur les produits à tout moment en mettant à jour vos préférences de contact dans la section “mon compte” de notre site web ou en contactant le service client.

Droit des utilisateurs

Conformément aux article 15 à 22 RGPD, concernant les données que nous détenons sur vous, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès (article 15 du RGPD)
• droit de rectification (article 16 du RGPD)
• droit d’effacement (article 17 du RGPD)
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)
• droit de notification des rectifications, effacements, limitation (article 19 du RGPD)
• droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD)
• droit d’opposition (article 21 du RGPD)
• droit de ne pas faire l’objet d’un profilage (article 22 du RGPD)

Vous pouvez exercer ces droits en adressant votre demande à l’adresse postale suivante : XXXXXXXXXXXXX ou à l’adresse électronique XXXXXXXXX. Toute demande d’exercice d’un droit doit être accompagné d’une copie de justificatif d’identité en cours de validité pour nous permettre de nous assurer que la demande formulée émane bien du légitime titulaire des données concernées.
Durée de conservation des données

Les durées de conservations de vos données varient en fonction de l’état de du droit et quand les contraintes sont moindres, en fonction des recommandations de la CNIL et de nos besoins. Ainsi devons-nous légalement par exemple conserver les factures pendant une durée de 10 années. Les données de facturation sont donc conservées 10 ans.

A titre indicatif, vous trouverez dans le tableau joint les durées de conservations des principales données appliquées par Nom de la société.

Type de traitement de données	Finalité du traitement	Base légale du traitement	Durée de conservation	Normes CNIL*
Fichiers commerciaux et marketing	Gestion des fichiers clients et prospects	Article 6.1.b du RGPD	Données qui ne peuvent être conservées au-delà de la durée de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale sauf exceptions	Norme simplifiée de la CNIL NS-048
La gestion des commandes	Préparation, suivi, expédition des commandes	Article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce	10 ans
Client/SAV	Commerciale – Prospection	L123-22 alinéa 2 du Code de commerce – Article 6.1.b du RGPD		Norme simplifiée de la CNIL NS-048
Écoute et enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail	La formation des employés et l’amélioration de la qualité du service.	Article 6.1.f du RGPD	6 MOIS pour les enregistrements et 12 MOIS pour les documents d’analyse	Norme simplifiée de la CNIL NS-057
Utilisation espace client	Gestion du back-office client Gestion des préférences Modifications des informations présentes par le client Mise en œuvre des droits octroyés par le RGPD	Article 6.1.b du RGPD Article 15 à 22 du RGPD	Données qui ne peuvent être conservées au-delà de la Durée de conservation de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale sauf exceptions
Prospection commerciale électronique	Annonce de nouveaux produits et/ou services Communication promotionnelle Invitations à des évènements (salons, rencontres, conférences, anniversaires …) Diffusion d’enquêtes de satisfaction et de sondages Prospection de nouveaux clients Animation d’un forum		Conservation des données clients pendant le temps de la relation commerciale, puis 3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect	Norme simplifiée de la CNIL NS-048
Paiement de commande par téléphone	Conclusion d’une opération de vente à distance	Article 6.1.a du RGPD	Pas de conservation des numéros CB après la transaction

* les normes simplifiées de la CNIL n’ont qu’une valeur indicative depuis le 25.05.2018. De prochains référentiels sont attendus.